Productividad y creatividad: gestión de equipos técnicos con la metodología SCRUM

Las formas de organización de equipos son tan variadas como integrantes haya. No hay una metodología que se pueda aplicar completa e íntegramente porque ninguna es capaz de acotar las capacidades humanas en plena explosión de creatividad.

Con el teletrabajo, la colaboración y coordinación entre personas toma aún mayor importancia porque evitar el aislamiento y mantener a los equipos motivados en casa es un reto al que se enfrentan todas y cada una de las empresas que optan por nuevos modelos de trabajo.

Sin embargo, es cierto que existe una metodología de trabajo colaborativo que destaca sobre las demás por su flexibilidad y adaptabilidad al mercado y a cada uno de los componentes del equipo. Llamada “SCRUM” y con origen en rugby, consiste en cambiar la mentalidad de las personas que componen el equipo hacia el “desarrollo ágil” y se utiliza principalmente en el campo del desarrollo de software.

¿En qué se basa?

El desarrollo ágil busca la rapidez, calidad y reducción de costes inculcando agilidad y flexibilidad a los componentes del equipo. Así, se intenta que los ciclos de desarrollo pasen de ser de largos a más cortos, y se cumplan objetivos con mayor periodicidad que con otras metodologías.

SCRUM evita el papeleo innecesario, la burocracia y la gestión documental, poniéndose los integrantes del equipo a trabajar desde el comienzo del proyecto y consiguiendo resultados lo antes posible.

¿Cómo comienzo a aplicar la metodología SCRUM en mi equipo de trabajo? 

Paso 1: Se identifican los roles de los miembros del equipo y se le hace a cada uno conocedor de su responsabilidad, asignada en función de las capacidades o talento de cada persona.

Los roles generales son el “product owner” (el que conoce todas las actividades que tiene que desarrollar el equipo), “scrum master” (guía las reuniones, ayuda ante los problemas y evita que las presiones externas influyan en el trabajo), “scrum team” (los responsables de desarrollar el trabajo) y “usuarios o clientes” (los que compran el producto final, que ven los progresos y aportan ideas o sugerencias)

Paso 2: Se presenta elabora el “Product Backlog”, una especie de listado de tareas, funcionalidades, requerimientos, etc. a realizar, y el Product Owner se encarga de ordenarlas por prioridad, revisarlas y actualizarlas.

Paso 3: De ese Product Backlog se extraen una serie de tareas, de duración entre dos y cuatro semanas, que son las que se van a trabajar en el corto plazo. Esas tareas se discuten, reparten y trabajan en una reunión diaria.

Paso 4: Esa reunión diaria, llamada “Daily Scrum Meeting”, debe ser operativa, informal, ágil y de un máximo de 30 minutos. En dichas reuniones se pregunta a cada integrante del equipo:

  • Qué tareas has realizado;
  • Qué tareas vas a hacer hoy
  • Qué impedimentos tengo para realizar esas tareas.

Paso 5: cuando han pasado esas 2-4 semanas y se han acabado todas las tareas del Product Backlog, se tiene una reunión de revisión del trabajo de las últimas semanas en la que se muestra el trabajo finalizado y se reciben comentarios y opiniones al respecto. Al final, el equipo comenta qué ha funcionado y qué no del proyecto, siempre desde una perspectiva positiva, y se buscan estrategias para ser más rápidos y eficientes para el siguiente grupo de tareas.

Pero, ¿La metodología SCRUM se puede aplicar siempre?

La respuesta corta es que no. No todas las organizaciones funcionan igual. Algunas simplemente no quieren cambiar su metodología de trabajo radicalmente, y otras no cuentan con las cualidades de comunicación y flexibilidad en las que se basa SCRUM.

Esta metodología, incluso si se suele aplicar en equipos con perfiles más técnicos, necesitan también que el resto de la compañía (compañeros de trabajo, jefes y encargados) conozcan y respeten estos principios como si también fueran parte de SCRUM, eliminando todas las reuniones que no sean estrictamente necesarias, acortando los tiempos de interacción y consintiendo el pequeño caos que acompaña a la metodología.

CONCLUSIÓN: Entonces, ¿qué ventajas tiene usar SCRUM?

  1. Se pueden estimar mejor los tiempos de realización de proyectos y gestionar las expectativas del cliente
  2. El equipo aprende mucho más: mejora la concentración, el trabajo en equipo y permite a cada persona focalizarse en una serie de tareas.
  3. Ayuda a las personas integrantes del equipo a confiar más las unas en las otras, puesto que se basa en la transparencia y la sinceridad.
  4. Permite mejorar la productividad y llevar un control de los flujos de trabajo, sobre todo cuando las reuniones se realizan siempre a la misma hora y lo más pronto posible.
  5. Aporta enfoques democráticos, y cada persona del equipo puede dirigir y ordenar su trabajo como mejor considere.
  6. Mejora el compromiso de los trabajadores. Son más creativos y empoderados, disfrutan más con su trabajo y se evita la burocracia y las conversaciones cruzadas innecesarias.
  7. El equipo consigue los objetivos más rápida y eficientemente, y se minimizan los riesgos.

Creado por Ana Luz Silez el día 2022-02-17.